Optimización de Flujos Documentales con Firmas Digitales
El cliente sufría importantes retrasos en operaciones administrativas y de RR. HH. debido a la gestión manual de documentos: impresión, firma, escaneo y archivado. Implementamos DocuSeal para automatizar los flujos de firma, centralizar el seguimiento documental y garantizar un procesamiento seguro y conforme en todos los departamentos.
Cliente:
Brightwave Logistics
Ubicación:
Barcelona, España
Año del Proyecto:
5 febrero 2024
Duración:
4 meses
Presupuesto:
€38.000
Ahorro Anual:
€62.000
Brightwave Logistics dependía de procesos en papel para contratos, expedientes de onboarding, certificados de cumplimiento y aprobaciones operativas. Cada documento requería múltiples pasos manuales e implicaba a RR. HH., finanzas, operaciones y socios externos. Estos procesos generaban retrasos, errores y una falta total de visibilidad sobre quién firmaba y cuándo.
Con la implementación de DocuSeal, automatizamos todo el ciclo de vida documental: creación, distribución, firma y archivo. Los departamentos utilizan ahora plantillas seguras, recordatorios automáticos y paneles centralizados para seguir el progreso de las firmas en tiempo real. La integración con los flujos de datos existentes garantiza que los documentos firmados se almacenen e indexen automáticamente para auditorías.
También desarrollamos flujos personalizados para onboarding, contratos de proveedores, acuerdos de clientes y aprobaciones internas. Los tiempos de procesamiento se redujeron drásticamente, y la organización ganó un historial digital seguro y totalmente trazable.
“DocuSeal ha transformado nuestro flujo administrativo. Documentos que antes tardaban días o semanas en completarse ahora se finalizan en cuestión de horas, con total transparencia y sin manipulación manual.”
Como resultado, los equipos colaboran de forma más eficiente, los errores disminuyen y el cumplimiento se fortalece significativamente. Las notificaciones automáticas evitan retrasos, y los empleados ya no deben perseguir firmas ni gestionar archivos en papel.
Métricas Clave de Rendimiento
0+
Documentos automatizados anualmente
0%
Reducción del tiempo de procesamiento por documento
0%
Disminución de errores administrativos y firmas faltantes
0+
Horas ahorradas semanalmente por RR. HH. y finanzas
? Preguntas Frecuentes
01. ¿Qué flujos documentales pueden automatizarse?
Automatizamos onboarding, contratos, aprobaciones, documentos de cumplimiento, acuerdos con proveedores y flujos administrativos internos mediante plantillas DocuSeal.
02. ¿DocuSeal es legalmente válido?
Sí. Cumple los requisitos eIDAS y ESIGN y genera un registro de auditoría seguro para cada documento.
03. ¿Puede integrarse DocuSeal con otras herramientas?
Claro. Integramos DocuSeal con tus sistemas de reporting, APIs y flujos automáticos para sincronizar los documentos firmados.
04. ¿Cómo mejora la automatización el procesamiento documental?
04. ¿Cómo mejora la automatización el procesamiento documental?Elimina tareas manuales, reduce errores y acelera la firma mediante recordatorios y seguimiento en tiempo real.
05. ¿Es necesario formar a los equipos?
Incluimos capacitación para crear plantillas, asignar firmantes, gestionar flujos y supervisar el avance de las firmas fácilmente.