Power BI Apps vs. Workspaces: cómo elegir el método de distribución correcto
Al implementar contenido de Power BI en una organización, siempre surge la misma pregunta: ¿conviene distribuir a través de Apps o Workspaces?
Aunque ambos están diseñados para compartir información, cada uno sobresale en diferentes situaciones. Saber cuál usar —y cuándo— hace que el reporting sea más ágil, seguro y efectivo.
Por qué importa
Tradicionalmente, la respuesta era sencilla: publicar una App.
Las Apps ofrecían un entorno limpio y de solo lectura para los consumidores de informes, mientras que los workspaces estaban reservados a autores y desarrolladores.
Ahora, con el rol Viewer disponible en los workspaces de aplicaciones, se puede dar acceso de solo lectura al contenido sin que los usuarios necesiten una licencia Pro — siempre que el workspace tenga capacidad Premium. Esto abre nuevas posibilidades de colaboración y distribución.
Power BI Apps — Para una distribución amplia y profesional
- La mejor opción para una difusión a gran escala.
- El contenido se empaqueta, publica y presenta en un entorno controlado.
- Los usuarios disfrutan de una experiencia de solo lectura, pulida y organizada.
- Compatible con seguridad a nivel de filas para accesos personalizados.
- Los usuarios gratuitos pueden acceder si el workspace tiene capacidad Premium.
- Ideal cuando se busca una entrega curada y alineada con la marca de informes y paneles.
App Workspaces — Para colaboración y agilidad
- Diseñados principalmente para creadores de contenido: autores, desarrolladores y analistas.
- Muy útiles para equipos pequeños o proyectos específicos.
- El rol Viewer permite compartir con usuarios gratuitos (en Premium).
- Elimina la necesidad de publicar una App para actualizaciones rápidas.
- Promueve una colaboración más estrecha entre autores y consumidores.
El rol Viewer: un cambio de juego
Con el rol Viewer:
- Agregue un usuario gratuito como viewer en un workspace Premium.
- Puede acceder a los informes directamente en el portal Power BI — sin necesidad de una App aparte.
- Perfecto para workspaces de proyectos o equipos pequeños y dinámicos.
Cuándo usar Apps vs. Workspaces
Use Apps cuando:
- Deba compartir con una audiencia amplia.
- Quiera ofrecer una experiencia guiada con menús de navegación, documentación y formularios integrados.
- Prefiera limitar el acceso del workspace solo a autores.
- Necesite una separación clara entre creación y consumo de contenido.
Use Workspaces cuando:
- Colabore con un equipo reducido.
- Quiera evitar el paso extra de publicar una App.
- Su workspace Premium permite usuarios gratuitos como viewers.
- Requiera un modelo de colaboración más informal e iterativo.
Tabla rápida de referencia
| Situación | Mejor opción |
|---|---|
| Audiencia amplia, experiencia pulida | App |
| Equipo pequeño, colaboración ágil | App Workspace (rol Viewer) |
| Navegación personalizada y documentación | App |
| Compartir rápido con Premium | App Workspace (rol Viewer) |
Mejores prácticas
- Utilizar capacidad Premium para extender el acceso a usuarios gratuitos.
- Aplicar el rol Viewer para permisos seguros de solo lectura.
- Reservar los derechos de edición únicamente a creadores de contenido.
- Apostar por Apps para una experiencia de usuario gestionada y con branding.
- Auditar regularmente las listas de acceso para cumplir con normas y seguridad.
Conclusión
No existe una única respuesta “correcta”, sino la opción adecuada para cada caso.
- Para compartir de manera amplia a nivel empresarial: las Apps son la elección clara.
- Para equipos pequeños con Premium: los Workspaces con rol Viewer son una alternativa flexible y eficiente.
Al considerar el tamaño de su audiencia, sus objetivos de contenido y su estilo de colaboración, podrá asegurar que Power BI aporte el máximo valor a su organización.
