Power BI Apps vs. Workspaces : comment choisir la bonne méthode de distribution
Lors du déploiement de contenu Power BI dans une organisation, une question revient sans cesse : faut-il distribuer via Apps ou Workspaces ?
Bien que les deux soient conçus pour partager des insights, chacun excelle dans des situations différentes. Savoir lequel utiliser — et quand — permet d’assurer un reporting plus fluide, plus sécurisé et plus impactant.
Pourquoi c’est important
Traditionnellement, la réponse était simple : publier une App.
Les Apps offraient un environnement clair, en lecture seule, pour les consommateurs de rapports, tandis que les workspaces étaient réservés aux auteurs et développeurs.
Mais aujourd’hui, avec le rôle Viewer disponible dans les app workspaces, vous pouvez donner aux utilisateurs un accès en lecture seule au contenu d’un workspace sans avoir besoin d’une licence Pro — à condition que le workspace soit hébergé dans une capacité Premium. Cela ouvre de nouvelles possibilités pour la collaboration et le partage de contenu.
Power BI Apps — Pour une distribution large et soignée
- Idéal pour une diffusion à grande échelle.
- Le contenu est packagé, publié et présenté dans un environnement contrôlé.
- Les utilisateurs bénéficient d’une expérience en lecture seule, claire et professionnelle.
- Prend en charge la sécurité au niveau des lignes pour un accès ciblé.
- Les utilisateurs gratuits peuvent être inclus si le workspace est en capacité Premium.
- Parfait lorsque vous souhaitez une livraison de rapports et tableaux de bord soignée et alignée à l’image de marque.
App Workspaces — Pour la collaboration et l’agilité
- Conçus principalement pour les créateurs de contenu (auteurs, développeurs, analystes).
- Idéal pour les petites équipes ou les projets spécifiques.
- Le rôle Viewer permet de partager avec des utilisateurs gratuits (en Premium).
- Supprime la nécessité de publier une App pour des mises à jour rapides.
- Favorise une collaboration rapprochée entre auteurs et consommateurs de rapports.
Le rôle Viewer : un vrai changement
Avec le rôle Viewer :
- Ajoutez un utilisateur gratuit en tant que viewer dans un workspace Premium.
- Il accède directement aux rapports dans le portail Power BI — sans App distincte.
- Idéal pour les workspaces de projet ou les petites équipes dynamiques.
Quand utiliser Apps vs. Workspaces
Choisissez Apps quand :
- Vous devez partager avec un large public.
- Vous souhaitez une expérience guidée avec menus de navigation, documentation et formulaires intégrés.
- Vous voulez limiter l’accès du workspace aux seuls auteurs.
- Vous avez besoin d’une séparation claire entre création et consommation de contenu.
Choisissez Workspaces quand :
- Vous collaborez avec une petite équipe.
- Vous souhaitez éviter l’étape supplémentaire de publication d’une App.
- Votre workspace Premium permet aux utilisateurs gratuits d’être viewers.
- Vous avez besoin d’un modèle de collaboration plus informel et itératif.
Tableau récapitulatif
| Situation | Meilleure option |
|---|---|
| Large audience, expérience soignée | App |
| Petite équipe, collaboration rapide | App Workspace (rôle Viewer) |
| Navigation personnalisée & documentation | App |
| Partage Premium rapide | App Workspace (rôle Viewer) |
Bonnes pratiques
- Utiliser la capacité Premium pour étendre l’accès aux utilisateurs gratuits.
- Appliquer le rôle Viewer pour des permissions sécurisées et en lecture seule.
- Réserver les droits d’édition aux véritables créateurs de contenu.
- Utiliser les Apps pour une expérience utilisateur totalement gérée et brandée.
- Auditer régulièrement les listes d’accès pour garantir conformité et sécurité.
Conclusion
Il n’existe pas de “bonne” réponse unique — seulement la bonne option pour chaque situation.
- Pour une diffusion large à l’échelle de l’entreprise : les Apps sont le choix évident.
- Pour des petites équipes Premium : les Workspaces avec rôle Viewer offrent une alternative flexible et efficace.
En tenant compte de la taille de votre audience, de vos objectifs de contenu et de votre style de collaboration, vous pouvez garantir que Power BI délivre un maximum de valeur dans votre organisation.
