DataVizX: Visión de Datos para la Gestión Electrónica de Documentos (GED)
Optimice su GED con insights basados en datos
En el sector de la Gestión Electrónica de Documentos (GED), la seguridad de la información, el acceso optimizado a los documentos y la automatización de procesos son esenciales para una gestión documental eficiente. La visión de datos permite a las empresas aprovechar al máximo sus datos documentales, asegurando una organización estructurada, accesibilidad óptima y cumplimiento reforzado.
Con más de 15 años de experiencia, DataVizX ofrece soluciones personalizadas de visión de datos, respaldadas por Power BI, Inside para Excel y WinDev, para mejorar los sistemas GED, reducir costos operativos y garantizar una gestión documental segura y conforme.
¿Sabía Que?
• 30 %: La gestión eficaz de documentos reduce el tiempo de búsqueda en un 30 %, mejorando la productividad del equipo.
• 40 %: La seguridad documental puede incrementarse en un 40 % al integrar controles avanzados, asegurando la confidencialidad de la información.
• 25 %: Los costos de almacenamiento pueden reducirse en un 25 % con una mejor organización y automatización de la clasificación y el archivado.
Principales Desafíos de la GED y Soluciones de DataVizX
1. Optimización de la Clasificación e Indexación de Documentos
• Desafío: Gestionar grandes volúmenes de documentos dificulta su clasificación y rápido acceso.
• Solución: DataVizX ofrece herramientas que automatizan la clasificación e indexación de documentos, mejorando la búsqueda y organización de datos.
2. Automatización de Flujos Documentales
• Desafío: Los procesos manuales aumentan el riesgo de errores y ralentizan el procesamiento.
• Solución: Nuestras soluciones GED automatizan los flujos documentales, reduciendo el procesamiento manual y aumentando la eficiencia.
3. Seguridad de Datos Sensibles
• Desafío: Proteger la información sensible es crucial para evitar fugas y cumplir normativas.
• Solución: DataVizX integra controles de seguridad y sistemas de seguimiento para garantizar la confidencialidad y la integridad de los documentos.
4. Gestión de Accesos y Permisos
• Desafío: Es fundamental restringir el acceso a documentos sensibles para colaboradores no autorizados.
• Solución: Nuestras herramientas permiten una gestión avanzada de permisos, ofreciendo un control detallado sobre quién puede consultar o modificar documentos.
5. Optimización del Espacio de Almacenamiento
• Desafío: La acumulación de documentos irrelevantes ocupa espacio de almacenamiento innecesario y aumenta costos.
• Solución: DataVizX ofrece herramientas de clasificación y archivo inteligente para conservar solo los documentos esenciales y reducir el espacio de almacenamiento.
6. Cumplimiento y Archivado Seguro
• Desafío: Las regulaciones exigen archivado seguro y conforme durante años.
• Solución: Nuestras soluciones aseguran un archivo conforme a las normas, garantizando una conservación segura a largo plazo.
7. Optimización de la Búsqueda Documental
• Desafío: Buscar documentos específicos consume tiempo y reduce la productividad.
• Solución: DataVizX utiliza búsqueda avanzada y análisis semántico, permitiendo encontrar rápidamente la información necesaria.
8. Seguimiento y Auditoría de Modificaciones de Documentos
• Desafío: Saber quién modificó un documento y cuándo es esencial para la trazabilidad.
• Solución: Nuestras soluciones GED incluyen funciones de seguimiento, facilitando las auditorías y el cumplimiento de normas de trazabilidad.
9. Gestión de la Colaboración y Compartición de Documentos
• Desafío: Facilitar la colaboración documental sin problemas de versiones.
• Solución: DataVizX ofrece herramientas colaborativas para trabajar simultáneamente y seguir las actualizaciones en tiempo real.
10. Análisis de Datos Documentales para Optimizar Procesos
• Desafío: Aprovechar los datos en los documentos para mejorar procesos.
• Solución: Nuestras herramientas de análisis extraen insights de datos documentales, facilitando la toma de decisiones y la mejora continua.
¿Por Qué Elegir DataVizX para la Gestión Electrónica de Documentos?
DataVizX es el socio ideal para empresas que desean optimizar sus sistemas de GED mediante la visión de datos. Con Power BI e Inside para Excel, nuestras soluciones ofrecen visualización avanzada, automatización de flujos y seguridad reforzada, ayudando a las empresas a reducir costos, cumplir con regulaciones y optimizar el acceso a la información.
Optimice su gestión documental con insights basados en datos. ¡Contáctenos hoy para saber más!
Preguntas Frecuentes sobre la Gestión Electrónica de Documentos
01 ¿Cómo puede la visión de datos mejorar la búsqueda de documentos?
Nuestras herramientas de búsqueda avanzada y análisis semántico permiten encontrar rápidamente los documentos necesarios, mejorando la eficiencia del equipo.
02 ¿Las soluciones de DataVizX cumplen con las normas de seguridad de datos?
Sí, nuestras soluciones cumplen con las normas de privacidad y aseguran la protección de información sensible y el cumplimiento normativo.
03 ¿Es posible seguir el historial de modificaciones de documentos?
Absolutamente. Nuestras herramientas GED permiten rastrear todas las modificaciones y saber quién accedió a los documentos y cuándo.
04 ¿Cómo ayuda DataVizX a reducir los costos de almacenamiento?
Nuestras soluciones incluyen herramientas de clasificación y archivo inteligente, reduciendo el espacio al conservar solo documentos necesarios.
05 ¿Cuál es el tiempo de implementación de una solución GED de DataVizX?
En promedio, nuestras soluciones tardan entre 4 y 8 semanas en implementarse. Ofrecemos soporte personalizado para asegurar una integración eficaz.